Funktionsdesign in sieben Schritten

Funktionsdesign in sieben Schritten

Die Funktionsdesign®-Methode ist ein Vorgehensmodell zur Strukturierung und Standardisierung von primär informationsvermittelnden Texten, Bildern und multimedialen Darstellungsformen. Um der Vielfalt der Darstellungsformen gerecht zu werden, spreche ich hier und im Folgenden nicht nur von Dokumenten, sondern verwenden den übergreifenden Terminus Informationsprodukte.

1. Schritt: Analyse und ggf. Neudefinition des Prozesses der Informationsgenerierung, -distribution, -archivierung

Dieses Reengineering des Dokumentationsprozesses ist kein absolutes Muss für die Entwicklung eines Funktionsdesign®-Standards. Ratsam ist auf alle Fälle eine Analyse, um sicher zu stellen, dass keine überkommenen Informationsprodukte standardisiert werden, die in dieser Form gar nicht den Anwenderbedürfnissen entsprechen. Im Zuge der Einführung eines Redaktionssystems ist die Neudefinition des Dokumentationsprozesses ohnehin erforderlich.

2. Schritt: Bewertung der existierenden Informationsprodukte und Analyse der zukünftigen Anforderungen

Zur Klassifizierung der Informationsprodukte (3. Schritt) und zur Definition der erforderlichen Funktionalen Elemente (4. Schritt) ist eine Analyse des Ist-Zustandes der existierenden Informationsprodukte unerlässlich. Wichtig ist hierbei, die bereits verwendeten Funktionalen Elemente zu identifizieren und den Bedarf an benötigten Funktionalen Elementen festzustellen. Außerdem finden sich bei dieser Analyse oft Hinweise, worauf bei den Festlegungen besonders zu achten ist. Diese Erkenntnisse fließen später in den Leitfaden ein. Häufig finden sich auch „Best Practices“ in den bereits vorhandenen Informationsprodukten, die „nur“ noch standardisiert werden müssen.

3. Schritt: Klassifizierung der standardisierungsrelevanten Informationsprodukte

In fast allen Unternehmen existieren bereits klar definierte Typen von Informationsprodukten. Eine anschauliche Übersicht ist aber selten zur Hand. Argumente, warum in diesem Typ diese Inhalte in dieser Form dargeboten werden, müssen oft erst mühsam rekonstruiert werden. Darum wird im 3. Schritt Tabula rasa gemacht und vom Anwender her gefragt: Welches Informationsbedürfnis kann mit welchem Informationsprodukt mit welchem Medium und mit welcher Gestaltung am Optimalsten befriedigt werden? Hieraus ergibt sich oft eine neue Klassifikation der Dokumentarten, die besser auf den Anwender abgestimmt ist.

4. Schritt: Definition der erforderlichen Funktionalen Elemente für alle Informationsprodukte

In diesem Schritt beginnt der Funktionsdesign®-Entwickler sein Kerngeschäft. Er legt für jeden Informationsprodukt-Typ fest, welche Funktionalen Elemente die Autoren dieses Informationsprodukt-Typs benötigen, um das Informationsbedürfnis der Zielgruppe optimal zu befriedigen. Gerade für anweisende Dokumentarten wie Betriebs- oder Wartungsanleitungen lassen sich auch für noch unerfahrene Funktionsdesign®-Entwickler rasch gute Ergebnisse erzielen.

5. Schritt: Dokumentation der Festlegungen für jedes Funktionale Element in einem Leitfaden für die Autoren

Ohne Leitfaden für die Autoren kann eine konsistente Dokumentationsproduktion nicht sichergestellt werden. Konsistenz allein ist aber noch kein Qualitätskriterium. Darum ist der Funktionsdesign®-Entwickler am stärksten gefordert, wenn er die Festlegungen trifft, die die Autoren bei der Verwenwendung der Funktionalen Elemente einhalten müssen. Hier unterstützt die Methode mit Festlegungskategorien.

6. Schritt: Zusammenführung der Funktionalen Elemente mit der jeweiligen Tool-Umgebung (Erfassung, Archivierung, Publishing)

In diesem Schritt werden die im Funktionsdesign®-Standard getroffenen Festlegungen mit den Möglichkeiten abgeglichen, die das Erfassungs- bzw. Publishingtool bereitstellt. DTP-Tools können in der Regel Teile der getroffenen Festlegungen über Dokument- und Formatvorlagen übernehmen. So muss sich der Autor beispielsweise um den Aspekt Gestaltung nicht mehr kümmern. Noch interessanter wird die Zusammenführung von Funktionsdesign® und XML, da es mit XML möglich ist, die Sequenzierungsregeln aus dem Funktionsdesign abzubilden. Hier ergeben sich wertvolle Synergien im Hinblick auf die strukturelle Konsistenz von Dokumenten.

7. Schritt: Implementierung, Schulung, Erstellung von Musterdokumenten

Im letzten Schritt müssen alle getroffenen Festlegungen in den Dokumentationserstellungsprozess implementiert und die Mitarbeiter auf die neue Arbeitsweise geschult werden. Außerdem müssen Musterdokumente erstellt werden. Sie haben einen doppelten Nutzen. Sie sind ein Beleg dafür, dass das erarbeitete Konzept erfolgreich umsetzbar ist. Gleichzeitig sind sie schon bei der Erstellung ein wichtiges Korrektiv für den Funktionsdesign®-Entwickler. Denn auch er muss am Ende hin und wieder feststellen, dass Details nachgebessert werden müssen. Ist das angestrebte Ziel erreicht, ist es sinnvoll, die Musterdokumente in den Leitfaden für die Autoren zu integrieren, denn nichts lehrt besser als ein gutes Beispiel.

Funktionsdesign in sieben Schritten – Empfehlungen für die Umsetzung

Funktionsdesign in sieben Schritten kann nur erfolgreich vollzogen werden, wenn der Weg gut geplant ist und die größten hindernisse beseitigt sind.

Hierzu folgende Empfehlungen:

  • Die konzeptionelle Entwicklung eines Funktionsdesign-Standards sollte man nicht übers Knie brechen. Workshops mit erfahrerenen Funktionsdesign-Entwicklern, Schleifen und Rückkoplungen mit den Autoren müssen eingeplant werden.
  • Die Kompromisse bei den Festlegungen für die Funktionalen Elementen fallen wegen kontroverser Diskussionen nicht immer leicht. Hier ist kompotente und diplomatische Moderation gefragt.
  • Es muss ein klares Bekenntnis für diesen Weg geben – bis ind die Entscheider- und Führungsebene hinein.
  • Das Ziel muss klar definiert und die Maßnahmen müssen klein und in den Aufwänden einschätzbar heruntergebrochen sein.
  • Gute Kompnikation ist elemantar. Ich empfehle nachdrücklich, desn Standard unter Beteiligung möglichst vieler Autoren zur stricken. Ein oktroyierter Standard hat kein langes Leben.
  • Die Tool-Intergration des Funktionsdesign-Standards muss gründlich geplant, implementiert und evaluiert werden.
  • Es gibt keine automatisierbare Lösung für die Migration von unstrukturierten Altdaten. Entweder man macht einen harten Schnitt oder arbeitet aufwändig nach.

 

Seit 2006 ist der Begriff Funktionsdesign® als Marke geschützt.

Quelle: Jürgen Muthig: Standardisierungsmethoden für die Technische Dokumentation. Schmidt-Römhild, Lübeck 2014, 2. Auflage. ISBN 379507066X

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