Scrum-Methode in der Technischen Dokumentation

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Scrum-Methode – Planen auf Sicht und regelmäßige Absprachen im gesamten Team: Diese Eigenschaften prägen Scrum – eine der bekanntesten Methoden in der agilen Entwicklung. In diesem Beitrag wird es als Projektmanagementinstrument vor, zeigen die Rolle von Technischen Redakteuren in Scrum-Teams auf und diskutieren, welche Chancen die Methode bieten kann.

Die Scrum-Methode auf der Ebene des Projektmanagements angesiedelt ist, könnte durchaus auch innerhalb der Technischen Dokumentation selbst angewendet werden. Hierfür müsste sich eine Technische Redaktion als Scrum-Team verstehen, das seine Aufgaben in einem Backlog verwaltet und in Sprints umsetzt. Voraussetzungen wären ein angemessen großes Redaktionsteam und Autoren, die verschiedene Aufgaben übernehmen können.

Außerdem die Unabhängigkeit, Termine in gewissen Umfang selbst planen zu können.

Bisher ist es allerdings eher so, dass Technische Redakteure in Scrum-Teams der Softwareentwicklung beteiligt sind. Auch hier ergeben sich viele Möglichkeiten für die Technische Dokumentation.

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Backlog

Alle neuen Eigenschaften und Funktionen des zu entwickelnden Produkts sind im so genannten Backlog enthalten. Er ist nicht statisch. Das heißt, Backlog-Elemente können verändert werden, bis die Entwicklung mit der Implementierung beginnt. Elemente des Backlog und die dafür notwendigen Aufgaben werden häufig auf Karten im Projektraum angebracht und bei den regelmäßigen Besprechungen aktualisiert. Außerdem sind Backlogs oft auch digital und online verfügbar. Dadurch können sie zum Projektgedächtnis des Teams werden, das auch außerhalb des Projektraums erreichbar ist.

Planung in Sprints

Eine Scrum-Planungseinheit, die etwas vier Wochen dauert, wird Spring genannt. In einem solchen Sprint werden mehrere Phasen der traditionellen Softwareentwicklung durchlaufen, wie etwas die Spezifizierung, die Implementierung und das Testen. Vor dem Start einer Planungseinheit werden die Produktanforderungen des Kunden im Produkt-Backlog gesammelt. Die dort am höchsten priorisierten Anforderungen werden wiederum in den Sprint Backlog übernommen. Diese ausgewählten Funktionen werden dann währen des Sprints entwickelt, so dass am Ende eine lauffähige, getestete Software steht.

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Scrum-Methode
Foto: panthermedia.net/bakhtiarzein

Rollenverteilung im Scrum-Team

Wichtig für den effizienten Ablauf der Scrum-Methode sind festgelegte Rollen der Teammitglieder:

Product Owner

Diese Person sammelt die Anforderungen im Produkt-Backlog und erstellt daraus zusammen mit dem Team den Sprint Backlog. Darin sind die neuen Features enthalten, die im Sprint entwickelt werden sollen. Zudem legt der Product Owner die Priorität der einzelnen Backlog-Elemente fest.

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Entwicklungsteam

Das multifunktional zusammengesetzte Entwicklungsteam definiert die Aufgaben für die Umsetzung der höchstpriosierten Backlog-Elemente und schätzt den dafür notwendigen Zeitaufwand. Im Team sind unterschiedliche Kenntnisschwerpunkte und Rollen vertreten, wie beispielsweise Entwicklung, Architektur, User-Interface-Design und Technische Redaktion. In der Theorie sollte jedes Teammitglied jedoch so flexibel sein, die Rolle eines anderen vertreten zu können.

Scrum Master

Diese Person räumt zusammen mit dem Team Hindernisse aus und sorgt dafür, dass das Team effizient zusammenarbeiten kann und alle Teammitglieder zufrieden sind.

Wichtig: Anstatt ein vorgegebenes Regelwerk zu befolgen, definieren die Teams selbst die Regeln ihrer Zusammenarbeit und organisieren sich im Scrum weitgehend selbst. Ein Team übernimmt zusammen mit der oder dem zuständigen Product Owner die Verantwortung für die Fertigstellung von selbst definierten Aufgabenpaketen. So ist es möglich, flexibel auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren.

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Regelmäßige Meetings

Was im Kalender eines Scrum-Teammitglieds sofort ins Auge fällt, sind die zahlreichen Meetings, die während eines Projekts abgehalten werden.

Sprint-Planung

Beim Sprint-Planungstreffen erklärt die oder der zuständige Product Owner die Inhalte des Backlogs und einigt sich mit dem Team auf ein Sprint-Ziel. Anschließend definieren alle zusammen die Aufgaben für die Umsetzung der höchst priorisierten Backlog-Elemente, die dann in den Sprint Backlog übernommen werden. Das Scrum-Team verteilt die einzelnen Aufgaben und schätzt den zu erwartenden Zeitaufwand.

Daily Scrum

Täglich findet ein etwas 15-minütiges Treffen statt, bei dem jeder die folgenden Fragen beantwortet:

  • An welchen Aufgaben habe ich seit dem letzten Daily Scrum gearbeitet?
  • Welche Aufgaben möchte ich bis zum nächsten Daily Scrum bearbeiten?
  • Gibt es etwas, was mich bei meiner ARbeit behindert?

Der Daily Scrum dient dem Informationsaustausch im Team.

Sprint Review

Am Ende eines Sprints wird das Ergebnis am System vorgeführt und der verantwortliche Product Owner prüft, ob die Anforderungen erfüllt sind oder ein bestimmter Punkt in den nächsten Sprintgt mitgenommen werden muss.

Retrospektive

In der Retrospektive blickt das Team auf den Sprint zurück und jedes Teammitglied äußert sich aus seiner Sicht zu der Frage: Was war gut und was könnte verbessert werden?
So fließen alle Erkenntnisse einer Planungseinheit in den folgenden Sprint ein.

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Doku-Aufgaben in Meetings und Backlogs

Technische Redakteure können sich an allen Meetings beteiligen und dort Recherche betreiben. Am Anfang und zu Ende eines Sprints erhalten sie wichtige Informationen über die neuen Softwarefunktionen, die Daily Scrums bringen sie täglich auf den aktuellen Stand. So bekommen sie Entscheidungen sowie Änderungen sehr schnell und verbindlich mit. Die Meetings sind oft die wichtigsten Inputquellen und stellen zudem den direkten Kontakt zu den Softwareentwicklern sicher.

Der Backlog wird unterschiedlich intensiv genutzt, von der Gedächtnisstütze in der Planung bis zur umfassenden Plattform für die gesamte Kommunikation im Projekt sowie der Priorisierung und Visualisierung von Aufgaben. Die Technischen Redakteure sehen im Backlog unter anderem, welche Entwickler gerade welche Softwarefunktionen erstellen und wie viele Informationen es bisher dazu gibt. Es ist oft nützlich, wenn die Entwicklung gemeinsam mit den Technischen Redakteuren festlegt, für welche Softwarefunktionen Dokumentation erstellt werden muss. Darüber hinaus sollten die Redakteure darauf achten, dass neben den Entwicklungsaufgaben wie „Terminologie erfassen“ oder „PDF produzieren“ im Backlog eingeplant werden.

Zeitmanagement und Informationsbeschaffung in der Scrum-Methode

Die höhere Anzahl von Meetings in einem Scrum-Projekt hat natürlich auch einen erheblichen zeitlichen Mehraufwand zur Folge. Da Technische Redakteure häufig mehreren Projekten zugeordnet sind, erhöht sich die Gesamtanzahl ihrer Meetings zusätzlich. Dadurch bleibt ihnen weniger Zeit zum eigentlichen Erstellen der Technischen Dokumentation.

Zeitmanagement
Zeitmanagement

Allerdings recherchieren die Redakteure schon in den Meetings ihre Informationen und sehen die neuesten Änderungen in der Software, so dass die hierfür verwendete Zeit zum Großteil als Inputrecherche verbucht werden kann.

Problematisch wird es, wenn sich Besprechungen der verschiedenen Scrum-Teams zeitlich überschneiden. Dann wird es für Technische Redakteure schwieriger, notwendige Informationen zu erhalten, beispielsweise wenn sich die Priorisierung der Aufgaben verändert. Das liegt teilweise daran, dass in der Softwareentwicklung generell weniger schriftlich festhalten wird. Da Software in Scrum in voneinander unabhängigen Einheiten entwickelt wird, sind die Informationen oft modularisierter und uneinheitlicher, sie kommen später und gelten weniger lange. Außerdem muss sich die lnformationsrecherche über Meetings und den direkten Kontakt erst einspielen.

Diese Probleme können allerdings abgemildert werden, da die Serum-Methode viel Werl auf die Dokumentation im Projekt legt: Ergebnisprotokolle sowie eine klassische Projektdokumentation sind nicht verboten und könnten zudem online übertragen werden. Daneben kennt Serum eine Vielzahl möglicher anderer Dokumente: Produktkonzepte, auf Funktionen zugeschnittene User Stories oder Übersichten zum Projektfortschritt.

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Neue Möglichkeiten durch Scrum-Methode

Verändern sich die Dokumente bei Scrum? Hier gibt es unterschiedliche Meinungen: Während die einen das strikt verneinen, nehmen andere die Umstellung auf Scrum zum Anlass, ihre Technische Dokumentation umzustrukturieren. Wichtige Stichworte sind hier Topics, Aufgabenorientierung und Onlinemedien. Dabei muss allerdings genau darauf geachtet werden, dass der Überblick über das gesamte Produkt nicht verloren geht und die Dokumentation noch den Zusammenhang zwischen den Teilfunktionen des Produkts vermitteln kann.

Generell ist aber festzuhalten, dass die Scrum-Methode, wenn sie effizient genutzt wird, durchaus viele neue Möglichkeiten für die Technische Dokumentation bereithält.

Auf Bewährtes setzen und neues nutzen

Die Technische Redaktion kann auf bekannte Konzepte zurückgreifen, um in Scrum-Projekten Dokumentation zu erstellen. Modularisierung und Topic-Orientierung helfen, die Inhalte zu gliedern und miteinander in Beziehung zu setzen. Da die Entwicklung ebenfalls diese Prinzipien nutzt, können sich die Softwarefunktionen gut in den Informationsbausteinen widerspiegeln.

Die bewährten Redaktionssysteme sind entscheidend für Datenhaltung, Versionierung und Produktion der Technischen Dokumentation. Um den Aufwand so gering wie möglich zu halten, werden dabei zunehmend Wikis eingesetzt. In dieser immer noch neuen Form der Dokumentation können sich alle Nutzer selbst einbringen. Dies entspricht einem der Ziele, die auch Scrum seit seiner Entstehung verfolgt.

In Scrum-Projekten kommt es häufiger zur Lieferung der Technischen Dokumentation, da alle Softwarefunktionen die in einem Sprint entwickelt werden, am Ende der Planungseinheit zur Auslieferung bereit vorliegen. Allein deswegen muss sich die Technischen Dokumentation auf Scrum einstellen: Das Produktionssystem muss flexibel genug sein, um in kurzen Abständen neue Dokumentation bereitstellen zu können. Manche Redakteure sehen diesen frühen Abgabetermin als Vorteil, weil dadurch auch die Entwicklung daran gebunden ist, sämtliche Informationen schnell weiterzugeben. Verhandelbar ist oft, ob die Dokumentation zum Sprint-Ende vorliegen muss, einen halben oder gar ganzen Sprint danach oder sogar erst zum Release-Ende. So können die Redakteure ihre abschließenden Prozesse wie gewohnt durchführen.

Scrum-Methode macht die Dokumentation sichtbarer

Scrum-Projekte können sich schnell ändern, das immer nur „auf Sicht“ geplant und entwickelt wird. Richtig informiert, gibt das der Technischen Redaktion die Sicherheit, immer nur wirklich relevante Inhalte zu dokumentieren. Neu ist zudem die Möglichkeit eines Rückkanals – im Scrum-Prozess durch Reviews und Retrospektiven angelegt -, in den die Redakteure ihre Anliegen gegenüber der Entwicklung und auf den Prozess hin einbringen können. Da die Arbeitsschritte und der Aufwand der Technischen Redaktion offen im Backlog abgelegt sind, wird der Entwicklerprozess für alle transparenter.

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Mustafa Acar

Mustafa Acar ist Business Architect aus Stuttgart und befasst sich gerne mit Themen rund um Mixed Reality, Technische Dokumention, Content Development und der dazugehörigen technischen Umsetzung. Als studierter Kommunikation und Medienmanager hat er zudem eine große Sympathie für benutzerspezifische produktorientierte Informationsaufbereitung.

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