Der Redaktionsleitfaden

Der Redaktionsleitfaden

Der Redaktionsleitfaden ist die Bibel einer jeden Technischen Redaktion. Er vereint die typischen Inhalte eines Qualitätsmanagementhandbuchs mit den fachlichen Anforderungen aus der Technischen Dokumentation.

Der folgende Beitrag beschreibt kurz die Bedeutung dieses wichtigen Arbeitspapiers.

Wenn Du Dir folgende fragen stellst…

• Wie erstellt man einen Redaktionsleitfaden?
• Was sind Qualitätsanforderungen für ein Redaktionsleitfaden?
• Was ist ein Redaktionsleitfaden?
• Zweck eines Redaktionsleitfadens?
• Inhalt eines Redaktionsletfadens?
• Vorteile eines Redaktionsleitfadens?
• Ziele eines Redaktionsleitfadens?
• Bekannheit von Redaktionsleitfäden?
• Schritte zur Erstellung eines Redaktionsleitfadens?

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Der Redaktionsleitfaden ist wichtig für die externen und internen Redakteure als auch für die Übersetzungsbeauftragten.

Schreiben, wie es die Schule lehrt, ist für die Doku meistens verkehrt!

Inhalt eines Redaktionsleitfadens

• Erstellung eines Redaktionsleitfadens mit dem erstellten Template
• Festlegung der CI-Richtlinien und sowie einheitliches Aussehen und einheitliche Gestaltung der Dokumentation für alle betriebseigenen und externen Redakteure
• Beschreibung der Konzeption und Anwendung der Dokumentvorlagen

Vorteile eines Redaktionsleitfadens

• Anleitung zur korrekten Nutzung des Templates
• Verbesserung der Einarbeitung/Einweisung neuer Mitarbeiter
• Arbeitsanweisung für technische Redakteure
• Definiton der benutzen Formatvorlagen
• Inhalt der allgemeinen Kapitel (z. B. Bestimmungsgemäße Verwendung)
• Normgerechte Beschreibung der verwendeten Sicherheitshinweise
• Beachtung der CI-Richtlinien
• Effizientere Gestaltung der Abläufe in der Redaktion
• Verbesserung der Zusammenarbeit der Redakteure
• Verkürzung der Konzeptionsphasen
• Vereinheitlichung von Inhalten und Gestaltung
• Wissensspeicherung

Ziele eines Redaktionsleitfadens

Für neue Mitarbeiter:

• Ansprechpartner in den Unternehmensbereichen
• Organisation von Ablagen und Dateisystemen
• Redaktionswerkzeuge
• Zuständigkeiten
• Terminvorgaben
• Vorgehensweise für die Erstellung, Korrektur und Freigabe von Dokumentationen
• Vorgehensweise für die Vergabe von externen Aufträgen

Für alle Redakteure:

• Konzepte, Struktur, Aufbau und Layoutvorgaben von Dokumentarten
• Festlegung von Schreibstil
• Festlegung von Terminologie
• Vertretungsregelungen
• Terminplanung
• Formatvorlagen für alle Dokumentarten
• Telefonlisten
• Vorlagen für Korrekturumläufe
• Checklisten für die Prüfung von Dokumentation
• Checklisten für die Prüfung von Übersetzungen
• Firmenlogos

Für Konstrukteure und Entwickler:

• Informationspflichtige Personen bei Neuentwicklungen
• Zeitaufwand für Dokumentationserstellung
• Wer-macht-was-Matrix für die Redaktion
• Inhaltliche Unterscheidung von Dokumentarten
• Benennungsregeln für Produkte, Funktionen
• Schreibregeln

Für Übersetzer:

• Ansprechpartner in der Dokuabteilung
• Auftragsbeschreibung
• Dateiformate
• Zeitvorgaben
• Zielformat
• Ausnahmen
• Ablageort
• Übertragungsmethoden
• Passwörter
• Metadaten für Endformat
• Dateinamen Konventionen
• Dateistruktur

Für Grafiker:

• Ansprechpartner in der Dokuabteilung
• Auftragsbeschreibung
• Software
• Dateiformat
• Zielformat
• Grafiktemplate mit Farben, Linien, Stilen

weitere Zielgruppen:

• Geschäftsleitung für Zertifizierungen nach ISO
• Controlling und Rechnungswesen für Transparenz in den Prozessen
• Zulieferer deren Dokumentation integriert werden muss
• Druckererei

Zusatzinformationen für ein Redaktionsleitfaden

• Titel
• Verbindlichkeit
• Zeitliche Gültigkeit
• Verfasser
• Erstellungsdatum
• Begründung

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